> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://bienenstock.gitbook.io/bienenstock/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://bienenstock.gitbook.io/bienenstock/starten-sie-hier/publish-your-docs.md). # Die Basisdaten ## Die Basisdaten & Ersteinrichtung Wenn Sie sich zum ersten Mal mit Ihrem KiTa-Konto anmelden (nachdem Sie Ihren Registrierungscode verwendet und Ihre E-Mail bestätigt haben), werden Sie automatisch zur Ersteinrichtung weitergeleitet. Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Daten abgefragt werden, was sie bedeuten und was Sie bei der Eingabe beachten sollten. *** ### Die Ersteinrichtungs-Seite Nach dem Login sehen Sie: **"Hallo! 👋 Willkommen im Bienenstock"** > Lassen Sie uns gemeinsam die Daten ihrer Kita erfassen, damit sie direkt loslegen können. Keine Sorge, Sie müssen nicht alle Felder direkt befüllen, sondern können alle optionalen Felder auch noch später bearbeiten. {% hint style="info" %} Dieselben Felder finden Sie auch unter **Admin → Einstellungen**, wo Sie alle Daten jederzeit ändern können. {% endhint %} Das Formular ist in mehrere Karten (Bereiche) aufgeteilt: *** ### 1. Allgemeine KiTa-Daten | Feld | Pflicht | Beschreibung | | ---------------------- | ------- | --------------------------------------------------------------------------------- | | **Name** | Ja | Der Name Ihrer KiTa, wie er in der App und auf den Tagesberichten erscheint | | **Bundesland** | Ja | Dropdown mit allen 16 Bundesländern (Standard: Rheinland-Pfalz) | | **Adresse** | Ja | Die vollständige Adresse (mehrzeilig). Erscheint auf den Tagesberichten | | **Träger** | Nein | Der Träger der KiTa, z.B. "Gemeinde Musterdorf". Erscheint auf den Tagesberichten | | **Einrichtungsnummer** | Nein | Die Einrichtungsnummer, z.B. 1234567890. Erscheint auf den Tagesberichten | {% hint style="warning" %} **VORSICHT:** Wenn Sie den **Namen der KiTa** nachträglich ändern, bleibt der Eltern-Link unverändert (dieser basiert auf einer internen Kennung, nicht auf dem Namen). Der Name beeinflusst nur die Anzeige in der App und auf Berichten. {% endhint %} \[Screenshot: Allgemeine KiTa-Daten Karte] *** ### 2. Benutzerdefinierte KiTa-Informationen Hier können Sie eigene Datenfelder anlegen, die auf den Tagesberichten angezeigt werden. Wir haben bereits Beispiel-Felder vorbereitet: | Bezeichnung | Beispielwert | | -------------- | ---------------- | | Leitung | Maria Musterfrau | | Anzahl Plätze | 130 | | Öffnungszeiten | 7:00-16:00 | **So funktioniert es:** * Jede Zeile hat ein Feld **"Bezeichnung"** (z.B. "Leitung") und ein Feld **"Wert"** (z.B. "Maria Musterfrau") * Klicken Sie auf **"Neues Datenfeld Hinzufügen"** für weitere Zeilen * Klicken Sie auf das **Papierkorb-Symbol** um eine Zeile zu entfernen * Diese Felder erscheinen in den Tagesberichten und im Metadaten-Dialog {% hint style="info" %} Diese Felder werden auch als Vorlage für den **Metadaten-Dialog** beim Erstellen von Tagesberichten verwendet. Sie können sie dort pro Tag anpassen. {% endhint %} *** ### 3. Eltern-Zugang | Feld | Pflicht | Beschreibung | | ------------------- | -------------------- | --------------------------------------------------------------------------------- | | **Eltern-Passwort** | Ja (Ersteinrichtung) | Passwort für die Eltern-Ampel und die Eltern-App. Max. 12 Zeichen, nur Buchstaben | * Dieses Passwort wird an Eltern weitergegeben, damit sie die Ampel und Nachrichten einsehen können * Bei einer bestehenden KiTa: Feld **leer lassen**, um das aktuelle Passwort beizubehalten * Unter dem Passwort-Feld erscheint der **Eltern-Link** (z.B. `app.bienenstock-kita.de/eltern?kita=...`) mit einem Kopier-Symbol *** ### 4. Interne Passwörter | Feld | Pflicht | Beschreibung | | --------------------- | -------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Personal-Passwort** | Ja (Ersteinrichtung) | Für die Erzieher-Seite und Nachrichten-Seite. Max. 12 Zeichen, nur Buchstaben | | **Admin-Passwort** | Ja (Ersteinrichtung) | Für Dashboard, Datenbank, Berichte, Einstellungen, Meldungen. Max. 12 Zeichen, nur Buchstaben | {% hint style="warning" %} * Teilen Sie das **Admin-Passwort** nur mit Personen, die Zugriff auf Kinder- und Personaldaten haben sollen * Teilen Sie das **Personal-Passwort** mit Ihren Erziehern * Bei einer bestehenden KiTa werden die Passwörter **nicht angezeigt** — leer lassen, um sie beizubehalten * Die internen Passwörter dürfen relativ einfach sein. (zB. 'walfisch') {% endhint %} *** ### 5. Erzieher Check-In Einstellungen | Feld | Standard | Beschreibung | | -------------------------------- | -------- | --------------- | | **Dynamische Check-In Funktion** | Aus | Toggle-Schalter | **Wenn aktiviert:** Erzieher können beim Einchecken: * Ihre **Gruppe** ändern (z.B. wenn sie heute in einer anderen Gruppe aushelfen) * Ihr **Arbeitsmodell** ändern (z.B. kürzere Schicht) * Sich **"passiv" einchecken** (ohne zur Kapazität beizutragen — Faktor wird auf 0 gesetzt) **Wenn deaktiviert:** Erzieher checken mit ihren Standard-Einstellungen ein (Standardgruppe, Standard-Arbeitsmodell, Standard-Faktor). *** ### 6. Essensabmeldung Einstellungen | Feld | Beschreibung | | --------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Abmeldefrist Essen (Uhrzeit Vortag)** | Bis zu dieser Uhrzeit am Vortag können Eltern über die Eltern-App das Essen abmelden. Leer lassen = keine Frist. Format: HH:MM | | **Wochentage ohne Essensabmeldung** | Klicken Sie auf die Tage (Mo–So), an denen kein Essen abgemeldet werden kann. Standard: Sa + So sind ausgewählt | **Beispiel:** Frist 14:00 + Sa/So gesperrt bedeutet: Eltern können bis Donnerstag 14:00 Uhr das Essen für Freitag abmelden. Für Montag gilt die Frist am Freitag um 14:00 Uhr. *** ### 7. Schließtage Hier tragen Sie die Tage ein, an denen die KiTa geschlossen hat (Feiertage, Fortbildungen, Betriebsferien). **So funktioniert es:** 1. Wählen Sie ein **Datum** im Kalender-Feld 2. Klicken Sie auf **"Hinzufügen"** 3. Der Tag erscheint als roter Chip mit Lösch-Symbol 4. Schließtage werden in der **Eltern-App** als "geschlossen" angezeigt — Abmeldungen für diesen Tag werden mit Fehlercode `KITA_CLOSED` abgelehnt *** ### 8. Erzieher Planstunden | Feld | Beschreibung | | -------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Erzieher Planstunden pro Tag** | Die täglichen Soll-Stunden aller Erzieher zusammen. Wird im Tagesbericht für den Soll-/Ist-Vergleich genutzt. Schrittweite: 0.5 | *** ### Speichern & Nächste Schritte Klicken Sie auf den grünen Button: * **"KiTa jetzt anlegen"** (bei Ersteinrichtung) * **"Änderungen speichern"** (bei späteren Änderungen) #### Nach der Ersteinrichtung 1. Ein **Onboarding-Dialog** erscheint mit Tipps für die nächsten Schritte 2. Dann der **Erfolgs-Dialog:** "Kita erfolgreich erfasst" 3. Button **"Erzieher & Kinder Anlegen"** → leitet Sie zur Datenbank weiter 4. Dort legen Sie **Personal** und **Kinder** an → QR-Codes herunterladen → Terminal aufstellen → Loslegen! \[Screenshot: Erfolgs-Dialog nach Ersteinrichtung] *** ### Felder die NICHT im Setup-Formular sind Die **Ampel-Schwellenwerte** (Gelb/Rot) und der **Puffer** werden direkt im **Dashboard** (Admin → Aktuelles) eingestellt, nicht im Einstellungsformular. Dort können Sie die Werte in Echtzeit anpassen und die Auswirkung sofort sehen. {% hint style="info" %} Unter dem Menüpunkt Einstellungen können Sie jederzeit Einstellungen anpassen. {% endhint %} {% hint style="info" %} VORSICHT: Wenn Sie den Namen der Kita nachträglich ändern, ändert sich der Link zum Elternportal, da dieser https\:// app.bienenstock-kita.de/eltern?kita=KITANAME ist. {% endhint %} --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://bienenstock.gitbook.io/bienenstock/starten-sie-hier/publish-your-docs.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.