> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://bienenstock.gitbook.io/bienenstock/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://bienenstock.gitbook.io/bienenstock/admin/interactive-blocks.md). # Berichte Hier können Sie einen Tagesbericht erstellen und vergangene Berichte einsehen.
Die Berichtsseite unter **Admin > Berichte** (`/admin/berichte`) ermoeglicht es Ihnen, Tages- und Wochenberichte als Excel-Dateien (XLSX) zu erstellen, mit Metadaten zu ergaenzen und herunterzuladen. Diese Berichte dienen der Dokumentation und Compliance-Nachweisfuehrung. \[Screenshot: Berichte-Seite mit Erstellungs-Buttons und Berichtsliste] *** ### Bereich 1: Berichte Erstellen #### Tagesberichte Zwei Buttons stehen zur Verfuegung: * **"Tagesbericht fuer Heute"** (Today-Icon) -- startet direkt den Tagesberichts-Workflow fuer das heutige Datum * **"Tagesbericht fuer Datum"** (Kalender-Icon) -- offnet den DailyReportGenerator-Dialog, in dem Sie ein beliebiges Datum waehlen koennen #### Wochenberichte Durch eine Trennlinie (Divider) abgegrenzt: * **"Wochenbericht Fuer Diese Woche"** (DateRange-Icon) -- darunter wird die aktuelle Woche angezeigt: "Aktuelle Woche: {Montag} - {Freitag}" * **"Wochenbericht Fuer Letzte Woche"** (History-Icon) -- darunter wird die vergangene Woche angezeigt: "Letzte Woche: {Montag} - {Freitag}" Die Datumsangaben sind immer Montag bis Freitag und werden im deutschen Format angezeigt. \[Screenshot: Berichte-Erstellen-Bereich mit Tages- und Wochen-Buttons] *** ### Bereich 2: Vergangene Berichte Unterhalb der Erstellungsoptionen befindet sich eine **Liste aller bisher generierten Berichte**, die aus dem Supabase-Storage-Bucket geladen werden. * Jeder Eintrag zeigt den **Dateinamen** und daneben einen **"Download"-Button** (Download-Icon) * Die Liste ist **absteigend nach Name sortiert** (neueste Berichte zuerst) * Waehrend des Ladens wird ein **Lade-Spinner** angezeigt \[Screenshot: Liste vergangener Berichte mit Download-Buttons] {% hint style="info" %} Berichte werden als XLSX-Dateien (Excel) gespeichert. Sie koennen jederzeit erneut heruntergeladen werden -- sie bleiben dauerhaft in Supabase Storage erhalten. {% endhint %} *** ### Metadaten-Dialog Der Metadaten-Dialog ist ein zentrales Element des Berichts-Workflows. Er oeffnet sich automatisch vor der Erstellung eines Tagesberichts. Viele dieser Daten können vor-ausgefüllt sein, einige können SIe manuell eintragen, falls gewünscht. **Titel:** "Tagesbericht Erstellen: {Datum}" mit dem KiTa-Namen als Untertitel #### Inhalte des Dialogs **1. Info-Hinweis (blauer Alert):** "Hier koennen Sie die aktuellen Stammdaten ihrer KiTa fuer diesen Tag bearbeiten. Die Stammdaten werden im Tages- und Wochenbericht angezeigt." Falls der Dialog im Rahmen des Wochen-Workflows aufgerufen wird, erscheint stattdessen ein **gelber Warn-Alert:** "Um den Wochenbericht zu erstellen, muss zuerst der heutige Tagesbericht erstellt werden." **2. Stammdaten (KiTa-Daten):** * Dynamische Schluessel-Wert-Felder in jeweils einer Zeile: * Textfeld **"Bezeichnung"** (z.B. "Leitung", "Besonderheiten") * Textfeld **"Wert"** (z.B. "Frau Mueller", "Sommerfest-Vorbereitung") * **Loeschen-Button** pro Zeile * Button **"Feld hinzufuegen"** zum Anlegen weiterer Zeilen * Diese Felder werden im Excel-Bericht als KiTa-Metadaten angezeigt **3. Abwesenheitsgruende** (nur sichtbar, wenn Personal abwesend ist): * **Badge:** "{Anzahl} abwesend" * Pro abwesender Fachkraft eine Zeile: * **Name** der Fachkraft * **Dropdown "Grund"** mit den Optionen: Krank, Urlaub, Fortbildung, Frei, Sonstiges * Falls **"Sonstiges"** gewaehlt wird: ein zusaetzliches Freitext-Eingabefeld * Diese Gruende erscheinen im Excel-Export als Abwesenheitsdokumentation **Buttons am unteren Rand:** * **"Abbrechen"** -- Dialog wird geschlossen, kein Bericht erstellt * **"Speichern & Tagesbericht erstellen"** -- oder im Wochen-Workflow: **"Speichern & Tages- und Wochenbericht erstellen"** \[Screenshot: Metadaten-Dialog mit Stammdaten und Abwesenheitsgruenden] {% hint style="warning" %} Abwesende Fachkraefte werden automatisch ermittelt: Alle Fachkraefte, die am betreffenden Tag **keinen Log-Eintrag** haben, gelten als abwesend. {% endhint %} *** ### Tagesbericht-Generator-Dialog Dieser Dialog oeffnet sich, wenn Sie **"Tagesbericht fuer Datum"** waehlen. * **Titel:** "Tagesbericht fuer beliebiges Datum erstellen" * **Untertitel:** "Waehlen Sie ein Datum aus, fuer das Sie einen Tagesbericht erstellen moechten" * **Inhalt:** Ein Kalender-Datumspicker (DailyReportGenerator-Komponente) * Nach Auswahl eines Datums schliesst sich dieser Dialog automatisch und der **Metadaten-Dialog** oeffnet sich fuer das gewaehlte Datum \[Screenshot: Tagesbericht-Generator mit Datumspicker] *** ### Workflow 1: Tagesbericht fuer Heute 1. Klicken Sie auf **"Tagesbericht fuer Heute"**. 2. Das System laed die vorhandenen Metadaten fuer heute (oder faellt auf die KiTa-Standardwerte zurueck). 3. Das System ermittelt automatisch die **abwesenden Fachkraefte** (kein Log-Eintrag fuer heute). 4. Der **Metadaten-Dialog** oeffnet sich mit vorausgefuellten Daten. 5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die **Stammdaten-Felder** und tragen Sie die **Abwesenheitsgruende** ein. 6. Klicken Sie auf **"Speichern & Tagesbericht erstellen"**. 7. Die Metadaten werden in der Tabelle `kita_metadata_history` gespeichert. 8. Die Standard-Metadaten der KiTa werden fuer zukuenftige Berichte aktualisiert. 9. Der Tagesbericht wird als **XLSX-Datei** generiert (enthalt: alle Logs, Personal-Daten, Kinder-Daten, unterbesetzte Intervalle, Tagesstatistiken). 10. Die Datei wird automatisch in **Supabase Storage** hochgeladen. 11. Die Berichtsliste aktualisiert sich automatisch. 12. Eine **Erfolgsmeldung** wird angezeigt. {% hint style="info" %} Die Metadaten werden fuer den naechsten Bericht vorausgefuellt -- so muessen wiederkehrende Informationen nicht jedes Mal neu eingegeben werden. {% endhint %} ### Workflow 2: Tagesbericht fuer beliebiges Datum 1. Klicken Sie auf **"Tagesbericht fuer Datum"**. 2. Der **Tagesbericht-Generator-Dialog** oeffnet sich mit einem Kalender. 3. Waehlen Sie das gewuenschte Datum aus. 4. Der Generator-Dialog schliesst sich automatisch und der **Metadaten-Dialog** oeffnet sich fuer das gewaehlte Datum. 5. Ab hier weiter wie in Workflow 1, Schritt 5. ### Workflow 3: Wochenbericht fuer Diese Woche 1. Klicken Sie auf **"Wochenbericht Fuer Diese Woche"**. 2. Das System prueft, ob die **Metadaten fuer heute** bereits in der Datenbank existieren. 3. **Fall A -- Metadaten vorhanden:** Der Wochenbericht wird sofort aus den Daten von Montag bis Freitag generiert. 4. **Fall B -- Metadaten fehlen:** * Eine Info-Benachrichtigung erscheint: "Heutiger Tagesbericht wird erstellt..." * Der **Metadaten-Dialog** oeffnet sich mit dem Warnhinweis: "Um den Wochenbericht zu erstellen, muss zuerst der heutige Tagesbericht erstellt werden." * Fuellen Sie die Metadaten aus und speichern Sie. * Der **Tagesbericht** wird automatisch generiert. * Anschliessend wird der **Wochenbericht** automatisch generiert. 5. Die XLSX-Datei wird hochgeladen und die Berichtsliste aktualisiert sich. {% hint style="warning" %} Stellen Sie sicher, dass die Tagesberichte der Woche vollstaendig sind, bevor Sie den Wochenbericht erstellen. Fehlende Tage koennen die Statistiken verfaelschen. {% endhint %} ### Workflow 4: Wochenbericht fuer Letzte Woche 1. Klicken Sie auf **"Wochenbericht Fuer Letzte Woche"**. 2. Es findet **keine Metadaten-Pruefung** statt (die vergangene Woche ist abgeschlossen). 3. Der Wochenbericht wird direkt aus den Daten von Montag bis Freitag der letzten Woche generiert. 4. Die XLSX-Datei wird hochgeladen und die Berichtsliste aktualisiert sich.