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# Personal-Datenbank

## Personal verwalten (Stammdaten)

Unter **Stammdaten → Personal** legen Sie Ihr Personal an, bearbeiten es oder entfernen es. Jede Person, die sich in der KiTa einchecken soll, muss hier angelegt sein.

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### Felder im Überblick

| Feld              | Beschreibung                                                                                                                                                                                            |
| ----------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Name**          | Vor- und Nachname der Fachkraft (z. B. "Anna Schmidt")                                                                                                                                                  |
| **Kürzel (PIN)**  | Ein kurzes Kürzel zur Anmeldung am Check-In-Bildschirm (z. B. "AS" oder "1234"). Muss innerhalb der KiTa eindeutig sein.                                                                                |
| **Gruppe**        | Die Standardgruppe, in der die Fachkraft arbeitet (z. B. "Bären", "Schmetterlinge")                                                                                                                     |
| **Faktor**        | Der Kapazitätswert, den die Fachkraft beim Einchecken mitbringt. Ein höherer Faktor bedeutet, dass mehr Kinder betreut werden können. Typisch: 10.0 für Vollzeit-Fachkräfte. Dezimalwerte sind möglich. |
| **Arbeitsmodell** | Das Arbeitszeitmodell der Fachkraft (z. B. "Vollzeit", "Teilzeit", "Springerkraft"). Arbeitsmodelle werden separat unter Stammdaten angelegt.                                                           |

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### Personal anlegen

1. Gehen Sie zu **Stammdaten → Personal**
2. Klicken Sie auf **"+ Neues Personal anlegen"**
3. Füllen Sie alle Felder aus
4. Klicken Sie auf **"Personal hinzufügen"**

Die Fachkraft erscheint sofort in der Übersicht und kann sich ab sofort mit dem Kürzel einchecken.

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### Personal bearbeiten

1. Finden Sie die Fachkraft in der Tabelle (Sie können die Suche nutzen)
2. Klicken Sie auf **Bearbeiten**
3. Ändern Sie die gewünschten Felder
4. Klicken Sie auf **Speichern**

{% hint style="info" %}
Änderungen am Faktor oder der Gruppe wirken sich erst beim nächsten Check-In aus. Ein aktuell eingechecktes Personal behält die Werte, mit denen es eingecheckt wurde.
{% endhint %}

***

### Personal löschen

1. Finden Sie die Fachkraft in der Tabelle
2. Klicken Sie auf **Löschen**
3. Bestätigen Sie im Dialog

Ist die Fachkraft aktuell eingecheckt, wird sie automatisch ausgecheckt, bevor der Eintrag gelöscht wird. So bleiben die Kapazitätsdaten konsistent.

{% hint style="warning" %}
Das Löschen ist endgültig. Die Fachkraft wird dauerhaft entfernt. Bestehende Log-Einträge (Check-In/Check-Out-Historie) bleiben erhalten.
{% endhint %}

***

### Wie der Faktor funktioniert

Der Faktor bestimmt, wie viel Betreuungskapazität eine Fachkraft mitbringt:

* **Faktor 10.0** = Kann in unserem Beispiel (RLP) rechnerisch 10 Kinder (mit Faktor 1.0) betreuen
* **Faktor 5.0** = Halbe Kapazität (z. B. Praktikant?)
* **Faktor 0** = Passiv eingecheckt (anwesend, zählt aber nicht zur Kapazität, z.B. Nachbereitung)

Die Ampel berechnet: **Verbleibende Kapazität = Summe aller Personal-Faktoren − Summe aller Kinder-Faktoren**

{% hint style="info" %}
Mehr dazu, wie BienenStock rechnet, finden Sie im Handbuch unter [Wie rechnet BienenStock?](https://bienenstock.gitbook.io/bienenstock/starten-sie-hier/wie-rechnet-bienenstock)
{% endhint %}

***

### Arbeitsmodelle

Arbeitsmodelle definieren die Arbeitszeiten des Personals. Sie werden separat unter **Stammdaten → Arbeitsmodelle** angelegt.

| Feld          | Beschreibung                                          |
| ------------- | ----------------------------------------------------- |
| **Name**      | Bezeichnung (z. B. "Vollzeit", "Teilzeit vormittags") |
| **Startzeit** | Arbeitsbeginn (z. B. 07:00)                           |
| **Endzeit**   | Arbeitsende (z. B. 16:00)                             |

Arbeitsmodelle werden in **Berichten** und der **Kapazitätsprognose** verwendet, um den Tagesverlauf darzustellen.

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### Check-In des Personals

Das Personal checkt sich über den **Erzieher:innen Check-In** Bildschirm ein:

1. Kürzel (PIN) eingeben
2. **Einchecken** klicken
3. Die Fachkraft ist eingecheckt und zählt zur Kapazität

Beim **Auschecken** wird der gleiche Faktor verwendet, mit dem eingecheckt wurde — so bleibt die Kapazitätsberechnung konsistent.

#### Besondere Situationen beim Auschecken

* **Kapazität würde negativ werden:** Es erscheint ein Warnhinweis mit Bestätigung
* **Letzte Fachkraft checkt aus, aber Kinder sind noch da:** Es erscheint die Option, alle verbleibenden Kinder automatisch auszuchecken

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### Suche und Filterung

Die Personal-Tabelle bietet eine Suchfunktion. Sie können nach folgenden Feldern filtern:

* Name
* Kürzel (PIN)
* Gruppenname
* Arbeitsmodell-Name

<figure><img src="/files/nIS1o2K4g36EgaE2Qt5u" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="/files/V6ktkfjkrNHRnDgCM8gp" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure>