> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://bienenstock.gitbook.io/bienenstock/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://bienenstock.gitbook.io/bienenstock/admin/images-and-media/gruppen-arbeitsmodelle-und-betreuungsmodelle.md). # Gruppen, Arbeitsmodelle und Betreuungsmodelle {% hint style="info" %} Bevor Sie diese Variablen bei Personal und Kunden (Kindern) verwenden können, müssen Sie sie anlegen. {% endhint %} ## Die Datenbank Die Datenbank (Admin → Datenbank) ist der zentrale Ort, an dem Sie alle Stammdaten Ihrer Einrichtung verwalten. Die Seite hat fünf Bereiche, die hier im Detail erklärt werden. {% hint style="info" %} **Empfohlene Reihenfolge beim Einrichten:** 1. Gruppen anlegen 2. Arbeitsmodelle anlegen 3. Betreuungsmodelle anlegen 4. Personal anlegen (benötigt Gruppen + Arbeitsmodelle) 5. Kinder anlegen (benötigt Gruppen + Betreuungsmodelle) {% endhint %} *** ### 1. Kinder / Kunden Hier verwalten Sie alle Kinder Ihrer Einrichtung. #### Felder beim Anlegen / Bearbeiten | Feld | Pflicht | Typ | Beschreibung | | -------------------- | ------- | -------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Name** | Nein | Text | Vor- und Nachname des Kindes (z.B. "Max Mustermann"). Wird für die interne Identifikation verwendet | | **PIN/Pseudonym** | Ja | Zahl (1–9999) | Eindeutige 4-stellige Nummer. Wird zum Ein-/Auschecken per QR-Code und manueller Eingabe verwendet | | **Faktor** | Ja | Zahl (≥ 0, Schritte: 0.05) | Gewichtung für die Kapazitätsberechnung. Normalerweise 1.0 für Kinder ü2, höher für U3-Kinder (z.B. 2.5). Standard: 1 | | **Gruppe** | Ja | Auswahl | Die Gruppe, zu der das Kind gehört (z.B. "Bärengruppe"). Muss vorher angelegt werden | | **Betreuungsmodell** | Ja | Auswahl | Art der Betreuung (z.B. "Ganztags", "Halbtags"). Muss vorher angelegt werden | | **Essen** | Nein | Checkbox | Kind erhält Essen in der KiTa. Wird für Essensabsagen verwendet | | **Notizen** | Nein | Mehrzeiliger Text | Freies Notizfeld (z.B. Allergien, Besonderheiten, Abholberechtigte) | {% hint style="info" %} **Name oder Pseudonym:** Sie entscheiden selbst, ob Sie den vollen Namen oder ein Pseudonym verwenden. Der PIN ist für das System die eindeutige Kennung. {% endhint %} #### Besondere Funktionen **QR-Code:** * Jedes Kind erhält automatisch einen **QR-Code** basierend auf der PIN * Einzeln herunterladen: Klicken Sie auf das QR-Symbol neben dem Kind * Alle auf einmal: **"QR-Codes herunterladen"** (ZIP-Datei, Dateien benannt als `{Name}_{PIN}.png`) * QR-Codes können gedruckt, laminiert, als Anhänger oder ins Apple/Google Wallet übertragen werden **CSV-Import:** * Klicken Sie auf **"Vorlage herunterladen"** für eine CSV-Importvorlage * Spalten: Name, PIN, Gruppe, Faktor, Auto-Checkout (hh:mm), Betreuungsmodell * Laden Sie die ausgefüllte Datei hoch, um mehrere Kinder gleichzeitig zu importieren **Suche:** * Durchsuchbar nach: PIN, Name, Gruppe, Betreuungsmodell **Löschen:** * Eingecheckte Kinder werden vor dem Löschen automatisch ausgecheckt * Bestätigungsdialog erforderlich *** ### 2. Personal Hier verwalten Sie alle Fachkräfte und Mitarbeiter. #### Felder beim Anlegen / Bearbeiten | Feld | Pflicht | Typ | Beschreibung | | ----------------- | ------- | -------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Name** | Ja | Text | Vor- und Nachname (z.B. "Anna Schmidt"). Wird auf dem Dashboard und in Berichten angezeigt | | **Kürzel** | Ja | Text | Eindeutiges Kürzel oder Initialen (z.B. "AS"). Wird zum Ein-/Auschecken auf der Erzieher-Seite verwendet | | **Faktor** | Ja | Zahl (≥ 0, Schritte: 0.05) | Gewichtung für die Kapazitätsberechnung. Normalerweise 10 für Vollzeitkräfte, 5 für Teilzeit. Standard: 1 | | **Gruppe** | Ja | Auswahl | Die Hauptgruppe, in der die Person arbeitet. Muss vorher angelegt werden | | **Arbeitsmodell** | Ja | Auswahl | Arbeitszeitmodell (z.B. "Vollzeit 7:00–16:00"). Muss vorher angelegt werden | #### Zusammenhang der Felder ``` ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ PERSONAL-DATENSATZ │ │ │ │ Name: Anna Schmidt │ │ Kürzel: AS ──────────────── Wird zum Check-in genutzt │ │ Faktor: 10 ─────────────── Kapazitätsbeitrag │ │ Gruppe: Bärengruppe ─────── Hauptgruppe (Zuordnung) │ │ Arbeitsmodell: Vollzeit ─── Bestimmt Start/Endzeit │ │ │ │ │ └─── Wenn "Dynamischer Check-in" │ │ aktiv: Kann beim Einchecken │ │ geändert werden (inkl. Faktor) │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ ``` **Suche:** Durchsuchbar nach Name, Kürzel, Gruppe, Arbeitsmodell **Löschen:** Eingechecktes Personal wird vor dem Löschen automatisch ausgecheckt *** ### 3. Gruppen Gruppen repräsentieren die Klassen oder Bereiche Ihrer Einrichtung (z.B. "Bärengruppe", "Krippe", "Kindergarten"). #### Felder beim Anlegen / Bearbeiten | Feld | Pflicht | Typ | Beschreibung | | --------------- | ------- | ---------- | ------------------------------------------------------------ | | **Name** | Ja | Text | Name der Gruppe (z.B. "Bärengruppe", "Krippe", "Allgemein") | | **Max. Kinder** | Nein | Zahl (≥ 0) | Maximale Anzahl Kinder für diese Gruppe. Leer = kein Maximum | #### Wofür werden Gruppen verwendet? ``` ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ GRUPPE: "Bärengruppe" │ │ │ │ Verwendet in: │ │ ├── Kinder → Zuordnung zu einer Gruppe │ │ ├── Personal → Zuordnung zur Hauptgruppe │ │ ├── Dashboard → Tabs "Alle Kinder" / pro Gruppe │ │ ├── Dashboard → Tabs "Alle Erzieher" / pro Gruppe │ │ ├── Nachrichten → Empfängergruppe │ │ ├── Berichte → Gruppierung in Tages-/Wochenberichten │ │ └── Gruppenkapazitäts-Chart → Auslastung pro Gruppe │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ ``` {% hint style="warning" %} **Löschen:** Wenn eine Gruppe gelöscht wird, die noch Kinder oder Personal zugeordnet hat, wird die Zuordnung bei diesen Personen entfernt. Sie werden per Warnhinweis darauf hingewiesen. {% endhint %} *** ### 4. Arbeitsmodelle Arbeitsmodelle definieren die Arbeitszeiten Ihrer Fachkräfte und werden für Berichte und Analysen verwendet. #### Felder beim Anlegen / Bearbeiten | Feld | Pflicht | Typ | Beschreibung | | ------------- | ------- | --------------- | ------------------------------------------------------------------------- | | **Name** | Ja | Text | Name des Modells (z.B. "Vollzeit", "Teilzeit Vormittag", "Springerkraft") | | **Startzeit** | Nein | Uhrzeit (HH:MM) | Anfangszeit der Arbeitszeit (z.B. "07:00") | | **Endzeit** | Nein | Uhrzeit (HH:MM) | Endzeit der Arbeitszeit (z.B. "16:00") | #### Beispiele für Arbeitsmodelle | Name | Startzeit | Endzeit | Verwendung | | ------------------- | --------- | ------- | --------------------------------- | | Vollzeit | 07:00 | 16:00 | Fachkräfte mit voller Arbeitszeit | | Teilzeit Vormittag | 07:00 | 12:00 | Halbtags bis Mittag | | Teilzeit Nachmittag | 12:00 | 16:00 | Halbtags ab Mittag | | Springerkraft | 08:00 | 14:00 | Flexible Aushilfe | #### Wofür werden Arbeitsmodelle verwendet? ``` ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ ARBEITSMODELL: "Vollzeit" │ │ Start: 07:00 | Ende: 16:00 │ │ │ │ Verwendet in: │ │ ├── Personal → Standard-Arbeitsmodell pro Erzieher │ │ ├── Dashboard → Anzeige "Eingecheckt" pro Modell │ │ │ (z.B. "Vollzeit: 3, Teilzeit: 2") │ │ ├── Kapazitätsprognose → Berechnung der erwarteten │ │ │ Kapazität im Tagesverlauf │ │ ├── Berichte → Soll-/Ist-Vergleich der Arbeitszeiten │ │ └── Check-in → Bei dynamischem Check-in wählbar │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ ``` {% hint style="info" %} **Startzeit und Endzeit** werden für die **Kapazitätsprognose** im Dashboard verwendet. Die Prognose zeigt, wie sich die Kapazität im Tagesverlauf voraussichtlich entwickelt, basierend auf den Arbeitszeiten aller eingecheckten Fachkräfte. {% endhint %} *** ### 5. Betreuungsmodelle Betreuungsmodelle definieren die verschiedenen Betreuungsarten, die Ihre Einrichtung anbietet. #### Felder beim Anlegen / Bearbeiten | Feld | Pflicht | Typ | Beschreibung | | ---------------------- | ------- | --------------- | ---------------------------------------------------------------------------------- | | **Name** | Ja | Text | Name des Modells (z.B. "Ganztags", "Halbtags", "Verlängerte Öffnungszeiten") | | **Max. Kinder** | Nein | Zahl (≥ 0) | Maximale Platzzahl. 0 = keine Plätze verfügbar, leer = kein Maximum | | **Startzeit** | Nein | Uhrzeit (HH:MM) | Ab wann dieses Betreuungsmodell gilt | | **Endzeit** | Nein | Uhrzeit (HH:MM) | Bis wann dieses Betreuungsmodell gilt | | **Ausweich-Modell** | Nein | Auswahl | Wenn dieses Modell voll ist, wird automatisch auf ein anderes Modell ausgewichen | | **Ausweich-Nachricht** | Bedingt | Text | Nachricht für Eltern beim Ausweichen. Pflicht wenn ein Ausweich-Modell gewählt ist | #### Beispiele für Betreuungsmodelle | Name | Max. Kinder | Start | Ende | Ausweich | | -------------------------- | ----------- | ----- | ----- | ---------- | | Ganztags | 25 | 07:00 | 16:00 | → Halbtags | | Halbtags | 15 | 07:00 | 12:00 | — | | U3-Betreuung | 8 | 07:30 | 15:30 | — | | Verlängerte Öffnungszeiten | 10 | 07:00 | 17:00 | → Ganztags | #### Die Ausweich-Logik (Fallback) Wenn ein Betreuungsmodell seine maximale Kinderzahl erreicht hat: ``` ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Kind wird eingecheckt │ │ │ │ │ ▼ │ │ Betreuungsmodell "Ganztags" → Max: 25 Kinder │ │ │ │ │ ├── Platz frei? ── JA → Normaler Check-in ✅ │ │ │ │ │ └── Voll? ── JA → Ausweich-Modell vorhanden? │ │ │ │ │ ├── JA → Dialog mit Nachricht: │ │ │ "Ganztags ist voll. │ │ │ Möchten Sie auf Halbtags │ │ │ ausweichen?" │ │ │ [Einverstanden] [Abbrechen] │ │ │ │ │ └── NEIN → Check-in blockiert ❌ │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ ``` {% hint style="info" %} Die maximale Kinderzahl pro Betreuungsmodell kann auch direkt im **Dashboard** angepasst werden: Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem Betreuungsmodell in der Kinder-Karte. {% endhint %} #### Wofür werden Betreuungsmodelle verwendet? ``` ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ BETREUUNGSMODELL: "Ganztags" │ │ Max: 25 | Start: 07:00 | Ende: 16:00 │ │ │ │ Verwendet in: │ │ ├── Kinder → Jedem Kind wird ein Modell zugewiesen │ │ ├── Dashboard → Kinder-Karte: Anzeige pro Modell │ │ │ (z.B. "Ganztags: 18 (max. 25)") │ │ ├── Check-in → Warnung wenn Modell voll ist │ │ ├── Berichte → Auswertung pro Betreuungsart │ │ └── Eltern-App → Bestimmt Auto-Checkout-Zeit │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ ``` *** ### Wie hängt alles zusammen? {% hint style="warning" %} **Wichtig:** Bevor Sie Kinder oder Personal anlegen können, müssen zuerst **Gruppen**, **Arbeitsmodelle** und **Betreuungsmodelle** existieren, da diese als Auswahl-Optionen in den Formularen erscheinen. {% endhint %}